Saturday, November 20, 2010

Sistem

Posted by HIMMAH FUNDRAISING | Saturday, November 20, 2010 | Category: |



Sistem yang dibangun dan diterapkan dalam HIMMAH FUNDRAISING adalah beberapa sistem yang penting dan fundamental.

-         sistem informasi dan database
-         sistem transparansi dan distribusi dana
-         sistem kaderisasi pengurus dan perekrutan donator


  1. Sistem Informasi dan Data Base

-         System ini sangat dibutuhkan oleh semua kalangan, khususnya system informasi HIMMAH FUNDRAISING. Sedangkan system dat base akan lebih dibutuhkan oleh tim operasional dan marketing.

-         System informasi HIMMAH Fundraising pada awalnya tergolong masih sangat sederhana. Informasi yang diberikan antara lain; tentang perkembangan HIMMAH Fundraising, perkembangan anggota HIMMAH, Yayasan Taman Pendidikan Amanatul Ummah (YTPAU), info tambahan lain berupa info sodaqoh, serta informasi umum lainya.

-         Proses pengumpulan informasi ini juga tergolong sederhana, walaupun beberapa yang telah terkomputerisasi. Tetapi belum terdapat program khusus untuk mengelola informasi ini.

-         Informasi dengan mudah didapat melalui divisi service yang salah satu fungsinya sebagai customer care dan divisi pers yan menerbitkan bulletin untuk anggota HIMMAH dan donator. Informasi yang diolah dan diberikan sepenuhnya menjadi tanggung jawab divisi service dan pers.

-         Data base merupakan segala hal yang berhubungan data para donator program HIMMAH Fundraising. Data ini diperoleh dari setiap anggota baik intern atau ekstern yang telah mengisi form aplikasi kesediaan menjadi donator dan menyetujuinya.

-         Data- data tersebut dikumpulkan menjadi satu oleh tim marketing dari lapangan dan diolah oleh tim operasional sehingga dapat digunakan kembali utuk kebutuhan organisasi HIMMAH Fundraising selanjutnya.

-         Rencana kedepan untuk megembangkan system informasi dan data base selalu diterapkan langkah dei langkah. Pembuatan web khusus, Official number, dan pelayannan berupa susunan organisasi yang lebh detail juga akan direalisasikan.


  1. Sistem Tranaparasi dan Distribusi Dana

-         Sistem ini adalah dua sistem yang seharusnya berbeda da memerlukan pemahasan secara khuhus diantara keduanya.

-         Sistem Transparansi dana sebenarnya bentuk detail dari system informasi yaitu  memplubikasikan segala kegiatan transaksi keuangan HIMMAH FUNDRAISING dan HIMMAH PUSAT berupa laporan keuangan bulanan, Tetapi system tarnparansi dana tidak hanya sekedar mempublikasikan. HIMMAH FUNDRAISING meminta pihak HIMMAH FUNDRAISING menyediakan orang-orang yang berompeten di bidang akuntansi dan keuangan bahkan auditor keuangan untuk memeriksa laporan keuangan atau informasi yang berhubungan dengan keuangan.
-         Sedangkan system Distribusi dana berhubungandengan mekanisme/cara-cara yang direkomendasikan untuk mengelola aliran dana, mulai dari sumber-sumber hingga ke  pusat.

-         Sistem ini berhubungan langsung dengan pihak marketing.Distribusi dana diperoleh melalui donator-donatur HIMMAH baik dalam kota Surabaya maupun yang tersebar di berbagai kota. Cukup sederhana dan dapat di jelaskan melalui gambar ini :



Gambar 2 : saluran distribusi dana sumber internal



-         Setelah dana terkumpul, dan ini disalurkan benar-banar untuk kegiatan HIMMAH, baik kegiatan internal (kaderisasi, pelatihan, pemberdayaan anggota, dan lain sebagainya) maupun kegiatam eksternal (berhubungan dengan social, sunatan masal, nikah masal, dan lain sebagainya).

-         Setiap kegiatan selalu dicatat, didokumentasikan, dan dipublikasikan sebagai bentuk tanggung jawab terhadap donator.

-         Sedangkan proses distribusi dana yang berumber dari donatur ekstern sedikit berbeda.






Gambar 3 : saluran dstribusi dana sumber eksternal


-         Distribusi dana akan selalu difokuskan pada kegiatan Eksternal HIMMAH melalui kegiatan eksternal yang bersifat social.

-         Isu yang beredar mengenai hal ini adalah sebagai organisasi penghimpun dana HIMMAH FUNDRAISING masih belum bisa dikatakan belum kredibel dalam arti masih dipertanyakan mengenai legalitasnya. Dilema yang dihadapi adalah pandangan Donatur Eksternal terhadap HIMMAH FUNDRAISING. Tantangan yang dihadapi nantinya adalah masalah legalitas HIMMAH FUNDRAISING dan Fokusnya terhadap kegiatan social. Pembentukan dan Peleburan HIMMAH FUNDRAISING menjadi sebuah Yayasan Penghimpun Dana, tidak bisa dihindari.


  1. Sistem Kaderisasi Pengurus dan Perekrutan Donatur

-         Sistem kaderiasi berhubungan dengan regenerasi pengurus pada setiap periode, kaderisasi dilakukan tidak hanya memberikan bekal kepada calon pengurus tentang wawasan dan ruang lingkup HIMMAH FUNDRAISING, tetapi juga training tentang aplikasi di lapangan.

-         Kaderisasi pengurus HIMMAH FUNDRAISING, dilakukan setiap periode dengan jangka waktu 1 tahun sekali. Sebenarnya tidak ada persyaratan khusus bagi calon pengurus HIMMAH FUNDRAISING. Hanya dibutuhkan orang-orang yang punya komitmen terhadap HIMMAH, sehingga untuk parameternya :
1.      Calon pengurus adalah anggota HIMMAH sendiri.
2.      Pernah/telah mengikuti proses kaderisasi HIMMAH FUNDRAISING atau orang-orang yang telah direkomendasikan oleh anggota HIMMAH FUNDRAISING.

-         Kaderisasi HIMMAH FUNDRAISING dilakukan melalui tiga proses (tahap):
1.      Tahap I  : Tahap pengenalan HIMMAH FUNDRAISING, mengenai ruang lingkup, visi dan misi, tujuan, da lain sebagainya.
2.      Tahap II : Pengenalan proses aplikasi di lapangan : operasional, marketing, keuangan, atau pers.
3.      Tahap III : Tahap uji coba dengan  cara praktek langsung di lapangan.
   
-         Para Tentor proses kaderisasi HIMMAH FUNDRAISING adalah para senior yang berpengalaman dan telah/sedang menjabat di jajaran HIMMAH FUNDRAISING sesuai dengan bidang masing-masing.

-         Kedepannya HIMMAH FUNDRAISING akan melahirkan divisi khusus tentang pelatihan dan pengembangan Sumber Daya Manusia-nya.  

-         System perekrutan donator dilakukan oleh divii marketing. Seperti yang telah disebutkan pada pembahasan sebelumnya, system perekrutan donator dilaksanakan dengan cara mensosialisasikan program HIMMAH Fundraising kepada tiap calon donator.

-         Sosialisasi dapat dilakukan dengan cara menyebarkan brosur- brosur pemberitahuan, melalui sms atau telepon (donator internal), dan presentasi secara langsung (one on one atau berkelompok).



  1. Program- program

Beberapa program HIMMAH FUNDRAISING terbagi dalam program jangka pendek dan program jangka panjang.



-         program jangka pendek

HIMMAH FUNDRAISING mempunyai program jangka pendek berupa pengumpulan dana terhadap pihak intern yang diberi nama " collective intern ", dan pihak ekstern ( yang akan dibahas pada program jangka panjang ). Program ini merupakan langkah awal pemasukan dana bagi HIMMAH, dan dapat direalisasikan secara langsung dan terus- menerus dalam waktu dekat. 

-         program jangka panjang

HIMMAH FUNDRAISING mempunyai program jangka panjang berupa pengumpulan dana dari pihak ekstern yang meliputi wali santri, jamaah haji dan masyarakat luas. Program ini merupakan salah satu program yang berupaya merealisasikan organisasi HIMMAH sebagai organisasi social kemasyrakatan yang memberikan sedikit banyak sumbangsih bagi kepentingan umat demi menjungjung tinggi nilai-nilai kemanusiaan berupa bantuan di bidang ekonomi, pendidikan, dan social.

Secara Hierarki kelembagaan HIMMAH FUNDRAISING akan mengajukan kepada Yayasan Taman Pendidikan Amanatul Ummah untuk menjadi lembaga tersendiri di bawah naungan Yayasan Taman Pendidikan Amanatul Ummah.  

Currently have 0 comments:


Leave a Reply

Subscribe to: Post Comments (Atom)