Saturday, November 20, 2010
General Secretariat :
Jl. Wonocolo Gg. II No. 6b
Wonocolo – Surabaya
Tel :
+6283849992898 (atas nama HIMMAH PUSAT)
Email :
himmah.fundraising@gmail.com
HIMMAH FUNDRAISING memiliki tim yang telah dipersiapkan untuk menangani segala hal yang berkaitan dengan fundraising baik dalam hal administrasi, operasional maupun kerja dilapangan. Paa awalnya tim HIMMAH FUNDRAISING dibentuk berdasarkan jumlah SDM dan disesuaikan dengan kebutuhan organisasi, sehingga lebih efektif dan efisien. Di bawah ini susunan organisasi HIMMAH FUNDRAISING :
Koordinator : Dimas Naryzhal ( 2004 )
Marketing : Muhaimin ( 2010 )
Keuangan : Umi shahifah ( 2010 )
Operasional : Amar Makrup M ( 2007 )
Tugas- tugas dan tanggung jawab secara umum telah dijelaskan pada pembahasan sebelumnya. Divisi keuangan nantinya akan lebih detail membahas tentang bagaimana menmanage dana kas yang tersedia, dan menjelma menjadi divisi financial anagement atau manajemen keuangan.
Divisi pers untuk sementara bekerja sama dengan divisi pers pada departemen lain HIMMAH pusat. Sedangkan divisi operasional merangkap sebagai services.
HiMMAH FUNDRAISING adalah organisasi yang didukung oleh setiap anggotanya, sehingga pada awalnya dukungan dana dilakukan secara swadaya. Hingga divisi ini terbentuk, penggalangan dana dilakukan baik secara intern maupun ekstern.
Dukungan secara intern selain dari anggota, juga dilakukan oleh lingkungan terdekat HIMMAH, yaitu warga Yayasan Taman Pendidikan Amanatul Ummah ( YTPAU ).
Dukungan Eksternal berasal dari masyarakat luar, yaitu selain anggota HIMMAH dan warga Yayasan Taman Pendidikan Amanatul Ummah. Penggalangan dana secara eksternal dilakukan berdasarkan program-program khusus yang telah ditetapkan.
Sasaran dukungan internal antara lain :
- Anggota HIMMAH (bersifat wajib)
- Dewan Guru YTPAU
- Pegawai dan karyawan
Sasaran dukungan eksternal antara lain :- Wali Santri
- Jamaah Haji
- Masyarakat luas
Sistem yang dibangun dan diterapkan dalam HIMMAH FUNDRAISING adalah beberapa sistem yang penting dan fundamental.
- sistem informasi dan database
- sistem transparansi dan distribusi dana
- sistem kaderisasi pengurus dan perekrutan donator
- Sistem Informasi dan Data Base
- System ini sangat dibutuhkan oleh semua kalangan, khususnya system informasi HIMMAH FUNDRAISING. Sedangkan system dat base akan lebih dibutuhkan oleh tim operasional dan marketing.
- System informasi HIMMAH Fundraising pada awalnya tergolong masih sangat sederhana. Informasi yang diberikan antara lain; tentang perkembangan HIMMAH Fundraising, perkembangan anggota HIMMAH, Yayasan Taman Pendidikan Amanatul Ummah (YTPAU), info tambahan lain berupa info sodaqoh, serta informasi umum lainya.
- 
Proses pengumpulan informasi ini juga tergolong sederhana, walaupun beberapa yang telah terkomputerisasi. Tetapi belum terdapat program khusus untuk mengelola informasi ini.
Proses pengumpulan informasi ini juga tergolong sederhana, walaupun beberapa yang telah terkomputerisasi. Tetapi belum terdapat program khusus untuk mengelola informasi ini.- Informasi dengan mudah didapat melalui divisi service yang salah satu fungsinya sebagai customer care dan divisi pers yan menerbitkan bulletin untuk anggota HIMMAH dan donator. Informasi yang diolah dan diberikan sepenuhnya menjadi tanggung jawab divisi service dan pers.
 |
- Data base merupakan segala hal yang berhubungan data para donator program HIMMAH Fundraising. Data ini diperoleh dari setiap anggota baik intern atau ekstern yang telah mengisi form aplikasi kesediaan menjadi donator dan menyetujuinya.
- Data- data tersebut dikumpulkan menjadi satu oleh tim marketing dari lapangan dan diolah oleh tim operasional sehingga dapat digunakan kembali utuk kebutuhan organisasi HIMMAH Fundraising selanjutnya.
- Rencana kedepan untuk megembangkan system informasi dan data base selalu diterapkan langkah dei langkah. Pembuatan web khusus, Official number, dan pelayannan berupa susunan organisasi yang lebh detail juga akan direalisasikan.
- Sistem Tranaparasi dan Distribusi Dana
- Sistem ini adalah dua sistem yang seharusnya berbeda da memerlukan pemahasan secara khuhus diantara keduanya.
- Sistem Transparansi dana sebenarnya bentuk detail dari system informasi yaitu memplubikasikan segala kegiatan transaksi keuangan HIMMAH FUNDRAISING dan HIMMAH PUSAT berupa laporan keuangan bulanan, Tetapi system tarnparansi dana tidak hanya sekedar mempublikasikan. HIMMAH FUNDRAISING meminta pihak HIMMAH FUNDRAISING menyediakan orang-orang yang berompeten di bidang akuntansi dan keuangan bahkan auditor keuangan untuk memeriksa laporan keuangan atau informasi yang berhubungan dengan keuangan.
- Sedangkan system Distribusi dana berhubungandengan mekanisme/cara-cara yang direkomendasikan untuk mengelola aliran dana, mulai dari sumber-sumber hingga ke pusat.
Sedangkan system Distribusi dana berhubungandengan mekanisme/cara-cara yang direkomendasikan untuk mengelola aliran dana, mulai dari sumber-sumber hingga ke pusat.- Sistem ini berhubungan langsung dengan pihak marketing.Distribusi dana diperoleh melalui donator-donatur HIMMAH baik dalam kota Surabaya maupun yang tersebar di berbagai kota
Gambar 2 : saluran distribusi dana sumber internal
- Setelah dana terkumpul, dan ini disalurkan benar-banar untuk kegiatan HIMMAH, baik kegiatan internal (kaderisasi, pelatihan, pemberdayaan anggota, dan lain sebagainya) maupun kegiatam eksternal (berhubungan dengan social, sunatan masal, nikah masal, dan lain sebagainya).
- Setiap kegiatan selalu dicatat, didokumentasikan, dan dipublikasikan sebagai bentuk tanggung jawab terhadap donator.
- 
Sedangkan proses distribusi dana yang berumber dari donatur ekstern sedikit berbeda.
Sedangkan proses distribusi dana yang berumber dari donatur ekstern sedikit berbeda.
Gambar 3 : saluran dstribusi dana sumber eksternal
- Distribusi dana akan selalu difokuskan pada kegiatan Eksternal HIMMAH melalui kegiatan eksternal yang bersifat social.
- Isu yang beredar mengenai hal ini adalah sebagai organisasi penghimpun dana HIMMAH FUNDRAISING masih belum bisa dikatakan belum kredibel dalam arti masih dipertanyakan mengenai legalitasnya. Dilema yang dihadapi adalah pandangan Donatur Eksternal terhadap HIMMAH FUNDRAISING. Tantangan yang dihadapi nantinya adalah masalah legalitas HIMMAH FUNDRAISING dan Fokusnya terhadap kegiatan social. Pembentukan dan Peleburan HIMMAH FUNDRAISING menjadi sebuah Yayasan Penghimpun Dana, tidak bisa dihindari.
- Sistem Kaderisasi Pengurus dan Perekrutan Donatur
- Sistem kaderiasi berhubungan dengan regenerasi pengurus pada setiap periode, kaderisasi dilakukan tidak hanya memberikan bekal kepada calon pengurus tentang wawasan dan ruang lingkup HIMMAH FUNDRAISING, tetapi juga training tentang aplikasi di lapangan.
- 
Kaderisasi pengurus HIMMAH FUNDRAISING, dilakukan setiap periode dengan jangka waktu 1 tahun sekali. Sebenarnya tidak ada persyaratan khusus bagi calon pengurus HIMMAH FUNDRAISING. Hanya dibutuhkan orang-orang yang punya komitmen terhadap HIMMAH, sehingga untuk parameternya :
Kaderisasi pengurus HIMMAH FUNDRAISING, dilakukan setiap periode dengan jangka waktu 1 tahun sekali. Sebenarnya tidak ada persyaratan khusus bagi calon pengurus HIMMAH FUNDRAISING. Hanya dibutuhkan orang-orang yang punya komitmen terhadap HIMMAH, sehingga untuk parameternya : 1. Calon pengurus adalah anggota HIMMAH sendiri.
2. Pernah/telah mengikuti proses kaderisasi HIMMAH FUNDRAISING atau orang-orang yang telah direkomendasikan oleh anggota HIMMAH FUNDRAISING.
- Kaderisasi HIMMAH FUNDRAISING dilakukan melalui tiga proses (tahap):
1. Tahap I : Tahap pengenalan HIMMAH FUNDRAISING, mengenai ruang lingkup, visi dan misi, tujuan, da lain sebagainya.
2. Tahap II : Pengenalan proses aplikasi di lapangan : operasional, marketing, keuangan, atau pers.
3. Tahap III : Tahap uji coba dengan cara praktek langsung di lapangan.
- Para Tentor proses kaderisasi HIMMAH FUNDRAISING adalah para senior yang berpengalaman dan telah/sedang menjabat di jajaran HIMMAH FUNDRAISING sesuai dengan bidang masing-masing.
- Kedepannya HIMMAH FUNDRAISING akan melahirkan divisi khusus tentang pelatihan dan pengembangan Sumber Daya Manusia-nya.
- System perekrutan donator dilakukan oleh divii marketing. Seperti yang telah disebutkan pada pembahasan sebelumnya, system perekrutan donator dilaksanakan dengan cara mensosialisasikan program HIMMAH Fundraising kepada tiap calon donator.
- Sosialisasi dapat dilakukan dengan cara menyebarkan brosur- brosur pemberitahuan, melalui sms atau telepon (donator internal), dan presentasi secara langsung (one on one atau berkelompok).
|
- Program- program
Beberapa program HIMMAH FUNDRAISING terbagi dalam program jangka pendek dan program jangka panjang.
- program jangka pendek
HIMMAH FUNDRAISING mempunyai program jangka pendek berupa pengumpulan dana terhadap pihak intern yang diberi nama " collective intern ", dan pihak ekstern ( yang akan dibahas pada program jangka panjang ). Program ini merupakan langkah awal pemasukan dana bagi HIMMAH, dan dapat direalisasikan secara langsung dan terus- menerus dalam waktu dekat.
- program jangka panjang
HIMMAH FUNDRAISING mempunyai program jangka panjang berupa pengumpulan dana dari pihak ekstern yang meliputi wali santri, jamaah haji dan masyarakat luas. Program ini merupakan salah satu program yang berupaya merealisasikan organisasi HIMMAH sebagai organisasi social kemasyrakatan yang memberikan sedikit banyak sumbangsih bagi kepentingan umat demi menjungjung tinggi nilai-nilai kemanusiaan berupa bantuan di bidang ekonomi, pendidikan, dan social.
Secara Hierarki kelembagaan HIMMAH FUNDRAISING akan mengajukan kepada Yayasan Taman Pendidikan Amanatul Ummah untuk menjadi lembaga tersendiri di bawah naungan Yayasan Taman Pendidikan Amanatul Ummah.
Hal positif yang dapat digunakan sebagai bahan pertimbangan oleh Para Donatur tentang HIMMAH FUNDRAISING atau lembaga Fundraising lainnya adalah :
a. Tim ( Qualified Stuff )
Tim HIMMAH FUNDRAISING dibentuk berdasarkan tim- tim kegiatan fundraising lain yang telah berhasil. Yaitu dengan cara mengadopsi dan mengimplementasikannya.
Gambar 1 : gambaran tim
- Koordinator/ manajer :
bertanggung jawab terhadap setiap kegiatan dan sekaligus sebagai pusat kendali serta sebagai penghubung komunikasi dengan HIMMAH Pusat.
- Marketing :
tugas dan jabatan ujung tombak ini diisi oleh orang- orang yang mempunyai komitmen tinggi teradap organisasi dan berfungsi sebagai promotor, pencari donatur, dan jaringan.
- Operasional :
Tim operaional bertugas sebagai pendukung tim- tim yang lain, yaitu mempersiapkan berbagai macam keperluan mengenai surat- menyurat, proposal, formulir aplikasi, dan kegiatan administrasi lainya.
- Service ( pelayanan )
Awalnya divisi ini hanya berfungsi sebagai customer care atau tempat pengaduan dan kotak penerima saran dari para donatur. Tetapi dalam perkembangan selanjutnya, divisi ini juga akan berfungsi sebagai fasilitator yang akan memberikan beberapa pelayanan khusus kepada donatur. Misalnya : menyediakan ustadz/ ustadzah untuk acara pengajian, menjadi panitia qurban dan memeberikan pelatihan secara khusus, dan lain- lain.
- Pers
Divisi ini fokus terhadap masalah transparansi, yaitu memberikan informasi kepada pihak intern ( manajemen/ tim ) dan ekstern ( para donatur ) tentang transaksi- transaksi dan kegiatan keuangan, perkembangan organisasi dan Yayaan Taman Pendidikan Amanatul Ummah ( YTPAU ).
- Financial Management
Financial management atau manajemen keuangan merupakan divisi yang dipersiapkan untuk mengelola keuangan. Divisi ini dibentuk ketika kondisi keuangan dalam kas sangat besar dan perlu disalurkan untuk hal- hal yang lebih bermanfaat. Beberapa subdivisi juga akan lahir dari divisi ini. Misalnya; humas dan hubungan dengan organisasi lain, pemberdayaan potensi kewirausahaan anggota, dan lain- lain.
" Berimanlah kamu kepada Allah dan Rasul-Nya dan nafkahkan sebagian dari hartamu yang telah Allah menjadikan kamu menguasasinya. Maka orang-orang yang beriman diantara kamu dan menafkakan (sebagian) hartanya memproleh pahala yang besar " (Al - Hadid: 7)
" Adapun orang pemurah itu dekat kepada Allah dan kepada manusia dan surga dan jauh dari neraka. Orang bakhil itu jauh dari Allah dan manusia, surga, dan dekat kepada neraka. Orang jahil tapi pemurah lebih disukai Allah dari pada orang yang taat ibadahnya tetapi bakhil " (H.R. Tirmidzi dan Baihaqi)
" Ambillah shadaqoh dari harta mereka itu, guna membersikan, menghapus kesalahan, dan meninggikan derajat mereka " (At – Taubah: 103)
HIMMAH FUNDRAISING mempunyai tujuan yang sangat mendasar, yaitu membantu organisasi induk ( HIMMAH ) dalam memperoleh dan mengelola sumber- sumber keuangan. HIMMAH FUNDRAISING merupakan satu- satunya program khusus yang dirancang untuk menjadi Financial Support HIMMAH.
Subscribe to:
Posts (Atom)